Opatření děkanky ZSF JU č. 22/2015
Zavedení jednotného systému elektronické komunikace na Zdravotně sociální fakultě Jihočeské univerzity
Článek I.
Obecná ustanovení
Pro účely transparentní elektronické komunikace mezi studenty a absolventy, dále také jen student nebo uživatel, na straně jedné a vyučujícími a dalšími zaměstnanci Zdravotně sociální fakulty Jihočeské univerzity, dále také jen zaměstnanec nebo uživatel, na straně druhé, se zavádí jednotný systém elektronické komunikace.
Článek II.
Jednotný systém elektronické komunikace
- Jednotný systém elektronické komunikace zajišťuje identifikaci odesílatele a adresáta elektronických zpráv mezi osobami uvedenými v článku I., jakož i elektronickou komunikaci mezi nimi.
- Organizačně-technickým a odborným garantem funkčnosti jednotného systému elektronické komunikace na Zdravotně sociální fakultě Jihočeské univerzity, dále také jen fakulta, je útvar Tvorba a vývoj IT aplikací, který zabezpečuje rovněž nezbytný poradenský servis.
Článek III.
Založení e-mailových adres a funkcionalita e-mailových schránek
- Všem řádně zapsaným studentům bakalářských, magisterských a doktorských studijních programů a zaměstnancům fakulty je vytvořena e-mailová adresa ve formátu username@zsf.jcu.cz, dále také jen fakultní e-mailová adresa. Adresa je aktivní po automatickém vytvoření ve studijním, případně mzdovém, systému Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích, dále také jen Jihočeská univerzita.
- Pro interní komunikaci v rámci fakulty je přípustné vytvoření hromadné e-mailové adresy ve formátu skupina@sender.jcu.cz, dále také jen hromadná e-mailová adresa. Seznam aktivních hromadných e-mailových adres včetně uživatelů oprávněných odesílat zprávy na hromadnou e-mailovou adresu je publikován na webové adrese http://www.zsf.jcu.cz/cs/it-sluzby/navody-a-napoveda/e-mailove-sluzby.
- Do e-mailové schránky spojené s e-mailovou adresou uvedenou v odstavci prvním, dále také jen fakultní e-mailová schránka, je možné se přihlásit prostřednictvím webového rozhraní z webové stránky fakulty www.zsf.jcu.cz nebo z libovolného e-mailového klienta podporujícího IMAP nebo POP3.
- Návod pro nastavení libovolného e-mailového klienta podporujícího IMAP nebo POP3 a další aktuální informace jsou publikovány na webové adrese http://www.zsf.jcu.cz/cs/it-sluzby/navody-a-napoveda/e-mailove-sluzby.
Článek IV.
Povinnosti uživatelů e-mailových adres a e-mailových schránek
- Studenti a zaměstnanci jsou povinni používat v rámci elektronické komunikace na fakultě výhradně e-mailové adresy, které jim byly vytvořeny podle článku III., odstavce 1.
- Studenti a zaměstnanci jsou povinni obsah fakultní e-mailové schránky v nezbytně potřebném rozsahu pravidelně kontrolovat.
- Studenti a zaměstnanci odpovídají za zneužití fakultní e-mailové adresy a fakultní e-mailové schránky, pokud se neprokáže, že zneužití objektivně nemohli zabránit.
- Z fakultní e-mailové schránky je možné nastavit přeposílání na soukromé e-mailové adresy, přičemž veškerou odpovědnost s tím spojenou nese uživatel fakultní e-mailové schránky. Přeposílání je možné pouze při zachování kopie e-mailové zprávy ve fakultní e-mailové schránce.
- Hromadné e-mailové adresy slouží pro interní komunikaci v rámci fakulty. Uživatelé oprávnění odesílat zprávy podle článku III., odstavce 2 odpovídají za zneužití hromadné e-mailové adresy, pokud se neprokáže, že zneužití objektivně nemohli zabránit.
- V informačních, e-learningových, studijních a dalších systémech fakulty a Jihočeské univerzity budou nastaveny pro komunikaci pouze fakultní e-mailové adresy.
Článek V.
Zrušení e-mailových adres a e-mailových schránek
- V případě skončení pracovního poměru zaměstnance bude fakultní e-mailová adresa zablokována pro odchozí elektronickou komunikaci. Fakultní e-mailová schránka bude funkční po dobu tří měsíců od skončení pracovního poměru, ovšem nebude možné se do ní přihlásit v důsledku zablokování uživatelského účtu. Automatickou odpověď obsahující informaci o skončení pracovního poměru na fakultě a nastavení přeposílání fakultních e-mailů na soukromou e-mailovou adresu je povinen bezodkladně zajistit uživatel, případně ve spolupráci s útvarem Tvorba a vývoj IT aplikací fakulty, nejpozději v den skončení pracovního poměru. Pokud tak uživatel neučiní, bude ukončena funkčnost fakultní e-mailové schránky první den následující po skončení pracovního poměru.
- V případě ukončení studia bude fakultní e-mailová adresa zablokována pro odchozí elektronickou komunikaci. Fakultní e-mailová schránka bude funkční po dobu tří měsíců od ukončení studia, ovšem nebude možné se do ní přihlásit v důsledku zablokování uživatelského účtu. Automatickou odpověď obsahující informaci o ukončení studia na fakultě a nastavení přeposílání fakultních e-mailů na soukromou e-mailovou adresu je povinen bezodkladně zajistit uživatel, případně ve spolupráci s útvarem Tvorba a vývoj IT aplikací fakulty, nejpozději v den ukončení studia. Pokud tak uživatel neučiní, bude ukončena funkčnost fakultní e-mailové schránky první den následující po ukončení studia.
- V případě ukončení studia řádným absolvováním studia (absolvent) nebude fakultní e-mailová adresa zrušena a absolvent si bude moci nastavit přeposílání e-mailů na soukromou adresu. Po třech měsících od ukončení studia řádným absolvováním bude obsah fakultní e-mailové schránky kompletně smazán, fakultní e-mailová adresa bude zachována pouze pro přeposílání zpráv na nastavenou soukromou e-mailovou adresu.
- Po uplynutí lhůty tří měsíců od skončení pracovního poměru zaměstnance a ukončení studia podle čl. V., odstavce 2 bude fakultní e-mailová schránka smazána včetně kompletního obsahu schránky a fakultní e-mailová adresa bude zrušena, pokud se tak nestalo v době předcházející z důvodů uvedených v odstavci prvním a druhém.
- Hromadná e-mailová adresa bude zrušena uplynutím doby, na kterou byla založena.
Článek VI.
Přechodná a závěrečná ustanovení
Opatření je platné dnem vydání a účinné od 21. 10. 2015.
České Budějovice, dne 21. 10. 2015
prof. PhDr. Valérie Tóthová, Ph.D.
děkanka fakulty
PDF ke stažení ZDE.
