Při procesu schvalování a vyúčtování pracovní cesty do zahraničí postupuje zaměstnanec ZSF JU v souladu s Metodickým pokynem tajemníka ZSF JU k postupu při poskytování cestovních náhrad a aplikace tohoto opatření do podmínek ZSF JU.
Před výjezdem
Cesta do zahraničí v souladu s plánem zahraničních cest
Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, která je v souladu se schváleným plánem zahraničních cest, posílejte vyplněné cestovní příkazy přes referentku ústavu vnitřní poštou na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení. POZOR! - referentka ústavu musí CP přidělit čárový PID kód!
Zaslat CP na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení proděkanovi pro zahraniční vztahy (vždy s čárovým PID kódem).
Schválené CP budou dále zaslány na ekonomické oddělení ke schválení tajemníkovi fakulty a poté ke schválení paní děkance. Originál potvrzeného CP bude poté zaslán k Vašim rukám.
Cesta do zahraničí nad rámec plánu zahraničních cest
Pokud zahraniční cesta není ve schváleném plánu zahraničních cest, je navíc nutné k vyplněnému CP s čárovým PID kódem přiložit žádost o schválení zahraniční pracovní cesty s vyjádřením ředitele/ředitelky ústavu.
- Příjmení, Jméno, Titul
- Trvalé bydliště
- Útvar, osobní číslo, e-mail, tel.linka
- Počátek cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum, čas
- Místo jednání ve tvaru: Země, město
- Účel cesty (např. aktivní účast na konferenci)
- Konec cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum
- Spolucestující: pokud cestujete s kolegou, vyplňte jeho/její jméno a příjmení
- Zdroj financování
Cesta autem vlastním
Pokud máte v úmyslu jet na zahraniční pracovní cestu autem vlastním (AUV), je nutné přiložit k vyplněnému CP i žádost o povolení použití vlastního automobilu. Proto, aby bylo možné využít AUV, musíte předat kopii velkého technického průkazu a kopii havarijního pojištění na eko. oddělení k rukám paní Janákové. Dále je nezbytné absolvovat školení o použití AUV na služební cesty. Kontaktní osobou je pan František Zachař.
Letenky
Jsou dvě možnosti zajištění letenek.
- Zaměstnanec si letenku zajistí sám a doklad o zaplacení přiloží k vyúčtování Cestovního příkazu. Tato varianta je obvykle méně finančně nákladné, protože zaměstnanci jakožto fyzické osoby mohou letenky nakoupit od různých zprostředkovatelů, kteří nabízejí letenky za nižší ceny. Např. Skyscanner
- Letenku objedná kancelář pro zahraniční vztahy a letenku předá zaměstnanci před cestou. Finančně méně výhodná varianta, poněvadž dodavatelé letenek nemohou konkurovat cenám internetových obchodů.
Konferenčního poplatek
V případě platby konferenčního poplatku před konferencí, je nutné mít schválený CP a poté je možné kontaktovat Kancelář pro zahraniční oddělení z žádostí o platbu poplatku. Pro tyto účely je nutné v případě platby konferenčního poplatku platební kartou, zaslat na email zahr@zsf.jcu.cz žádost o úhradu poplatku on-line nebo v případě platby poplatku bankovním převodem zaslat žádost o úhradu poplatku převodem.
Pojištění
Zaměstnanci fakulty jsou povinni mít před cestou sjednané zahraniční pojištění v minimálním stanoveném rozsahu. Kancelář pro zahraniční vztahy nabízí vyjíždějícím zaměstnancům pojištění do zahraničí UNIQA za zvýhodněné ceny. Zaměstannec nahlásí termín výjezdu, zvolený tarif a uhradí pojištění na pokladně u paní Janákové. Pojištění mu pak bude proplaceno v rámci vyúčtování cestovního příkazu.
Ubytování
Opět existují dvě možnosti zajištění ubytování:
- Zaměstnanec si ubytování rezervuje sám a doklad o zaplacení po návratu ze zahraničí přiloží k cestovnímu příkazu.
- Zaměstnanec požádá o zajištění ubytování kancelář pro zahraniční vztahy.
Záloha
Zálohana cestu je vyřizována až po schválení CP paní děkankou. Pokud požadujete zálohu, zašlete, prosím, mailem na zahr@zsf.jcu.cz následující podklady k vyplacení zálohy:
- ubytování – předpokládaná cena ubytování za noc;
- způsob dopravy a pojištění.
Kancelář pro zahraniční vztahy vypracuje podklady k vyplacení zálohy (100% kalkulované částky na ubytování a 80 % z ostatních kalkulovaných nákladů) a předá podklady na ekonomické oddělení. O záloze připravené k vyzvednutí informuje ekonomické oddělení vyjíždějícího zaměstnance přímo.
Po návratu
Doplnit do formuláře CP potřebné údaje v souladu s příslušnými doklady (datum a čas přejezdu přes hranice ČR nebo odletu/příletu z/do ČR), napsat datum + podpis na zadní straně a spolu s příslušnými doklady o zaplacení (za ubytování, dopravu, pojištění, atd.) nalepenými na A4 předat na ekonomické oddělení ke zpracování vyúčtování – a to do 10-ti dnů po návratu ze zahraniční pracovní cesty.
Zpráva ze zahraniční cesty – vyplňte formulář závěrečné zprávy a poté zašlete elektronicky na zahr@zsf.jcu.cz
